Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 137214
Warunki pracy
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
- bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich,
- konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,
- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
- nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
- praca w pokoju wieloosobowym,
- praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,
- przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Zakres zadań
- Prowadzi obsługę biurową sekretariatu departamentu, w tym łączy rozmowy, przedkłada Dyrektorowi pisma do dekretacji i przekazuje zadekretowaną korespondencję, prowadzi kalendarz spotkań Dyrektora.
- Prowadzi elektroniczną ewidencję obiegu pism wpływających i wychodzących z Departamentu (EZD).
- Przygotowuje organizacyjnie i obsługuje protokolarnie spotkania z interesantami i gośćmi.
- Przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom departamentu.
- Koordynuje elektroniczny obieg pism wpływających do Departamentu oraz spraw dotyczących rejestru skarg, listów, wniosków i petycji.
- Prowadzi sprawy i zaopatrzenia departamentu w materiały, urządzenia i sprzęt biurowy.
- Przygotowuje pisma na zlecenie dyrektora lub jego zastępcy.
- Koordynuje sprawy pracownicze, socjalne i administracyjne, w tym prowadzi ewidencję pracy pracowników poza normalnymi godzinami pracy.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku realizującym zadania sekretarskie lub asystenckie
- Znajomość ustawy o służbie cywilnej
- Znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
- Kompetencje: organizacja pracy i osiąganie rezultatów, skuteczna komunikacja, zorientowanie na klienta, wysoki poziom kultury osobistej
- W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Znajomość języka angielskiego na poziomie B2