W maju bieżącego roku wchodzą w życie postanowienia zmienionej ustawy o ochronie danych osobowych, stąd temat obecnie jest nośny. Wobec tego warto zastanowić się, jaką rolę w tej kwestii pełnią pracownicy hotelowi. Wiadomo, że jednym z podstawowych zadań recepcjonistów jest ochrona prywatności gości hotelowych. Jednocześnie mają oni obowiązek ewidencji klientów i tutaj mogą pojawić się pytania – w jakim zakresie?
Pracownik recepcji ma prawo pozyskać dane, niezbędne do identyfikacji. Zaliczymy do nich imię, nazwisko, adres, imiona i nazwiska rodziców, numer i rodzaj dokumentu tożsamości oraz numer PESEL. Pamiętajmy, że dowodów tożsamości nie można ani kserować ani zatrzymywać, bowiem grożą za to poważne kary grzywny, a nawet ograniczenia wolności.
Dane osobowe, niezbędne w procesie meldunkowym, trafiają następnie do bazy hotelowej i bardzo ważne jest w tym momencie, by hotelowy system komputerowy posiadał odpowiednie zabezpieczenia. W dobie powszechnej cyfryzacji, brak takich zabezpieczeń to prosta droga do nielegalnego pozyskania danych przez osoby trzecie. Co więcej, dane takie przetwarzać mogą tylko pracownicy posiadający odpowiednie upoważnienie od administratora.
Na koniec należy pamiętać, że po zakończeniu pobytu i dokonaniu wszelkich płatności przez gościa, jego dane należy z bazy niezwłocznie usunąć – chyba, że uzyskaliśmy jego zgodę na ich przetwarzanie w celach marketingowych.